PEŁNA KONTROLA KASY - SZYBKA INFORMe pracoeników RAPORT KAS ( 9 )
foto/f9.jpg

Raport kasowy - stanowi mały program bardzo wspomagający pracę osoby odpowiedzialnej za prowadzenie kasy w firmie. W mniejszych firmach jest to najczęściej osoba prowadząca też inne sprawy związanej z sekretariatem. Istotną zaletą programu jest narzucony przez system reżim i kontrola poprawności wprowadzania danych w celu maksymalnego wyeliminowania typowych dla człowieka błędów.
W brew pozorom znacznie to ułatwia i przyspiesza pracę sekretarki, zapewnia pełną kontrolę kasy, a poza tym dowolna osoba (również z kierownictwa ) może uzyskać natychmiast podgląd i wydruk raportu kasowego za dowolny tydzień , miesiąc, rok.

Użytkownik programu zobowiązany jest do zapewnienia aktualnych danych odnośnie stanu kasy. Polega to na :

1) pilnowaniu zawartości słowników - które stanowią powtarzalne fragmenty poszczególnych pozycji raportu kasowego.
2) edycja, czyli wprowadzanie lub korekta na bieżąco poszczególnej pozycji raportu.

Odnośnie słowników chodzi tu konkretnie o trzy słowniki:
· treść pozycji raportu (w tej wersji dwujęzyczna tj. polska i niemiecka nazwa - może mieć znaczenie dla firm z częściowo niemieckim kapitałem)
· nazwa dostawcy
· nazwisko i imię osoby kwitującej

Ilość i zakres słowników może ewentualnie ustalić użytkownik z autorem programu.!

Najistotniejszą sprawą w funkcjonowaniu tego programu jest prowadzenie w sposób odpowiedzialny bieżącej edycji raportu kasowego. Aby wyeliminować maksymalnie możliwość pomyłek oraz uprościć obsługę tego zasadniczego punktu program :

a. sam nadaje prawidłowy-kolejny numer pozycji raportu oraz jego numer w tygodniu
b. pozwala wprowadzić lub poprawić datę pozycji raportu tylko poprzez wybór z dat danego tygodnia, a nie „wpisanie ręczne”
c. wymusza wprowadzenie określonych danych tylko ze słowników (patrz wyżej słowniki)
d. kwalifikuje wprowadzone kwoty jako rozchód lub przychód tzn. nie umożliwia wpisanie obu w tej samej pozycji raportu.
e. w przypadku rozchodu wartości: netto, % podatku i wartość brutto - są powiązane z sobą odpowiednią zależnością, tak że w momencie edycji jednego z tych trzech składników automatycznie koryguje wartości pozostałych .

Odrębny, niezależny punkt programu umożliwia natychmiastowy wydruk (z podglądem) Raportu Kasowego za dowolnie wybrany okres roku, miesiąca , czy tygodnia. Jest to klasyczna postać raportu jaką życzy sobie również księgowość. Dodatkowo można uzyskać wydruk bardziej „odfiltrowany” dla pojedynczego: dostawcy, kwitującego, treści pozycji lub numeru dowodu. Porównanie powyższych różnych wydruków daje możliwość szybkie rozpoznanie ewentualnych nieprawidłowości edycji pozycji raportów, za którą jest odpowiedzialna osoba prowadząca kasę.

Każdy z powyższych wydruków po emisji podglądu na ekran niezależnie od tego czy użytkownik zdecyduje się na wydruk czy nie - zapisuje dodatkowo odpowiednio spreparowany plik bazy, który może być bezpośrednio wykorzystywany w systemie EXCEL.

W momencie wywołania powyższego programu na ekranie widnieje zawsze aktualna informacja liczbowa podająca:

· przychód(brutto) : ........
· rozchód(brutto) : ........
· stan kasy : .........
· nr tygodnia : ......
· ilość dokumentów : .......


Konkretni użytkownicy tego programu posiadają inne funkcjonujące w ramach tej samej firmy niezależnie programy dotyczące kosztów i przychodów (program fakturujący) specyficzne dla ich firmy, które również generują odpowiednio spreparowane pliki informacji.
W systemie EXCEL jest napisany nieskomplikowany program wykorzystujący podane informacje tworząc natychmiastowy obraz bilansu firm. Użytkownik może w sposób dowolny wizualizować , wyniki końcowe zwłaszcza pod bardzo nieraz nietypowe życzenia swoich szefów z firm nadrzędnych. Stanowi to system „budowany stopniowo od dołu”, lecz przez to funkcjonujący w pierwszej kolejności w najbardziej efektownych, niezależnych jego fragmentach.