KOMPLEKSOWA OBSŁUGA MAGAZYNU KUCHNI INTEP4 ( 30 )
foto/f30.jpg

Program komputerowy został napisany specjalnie dla potrzeb INTENDENTA PRZEDSZKOLA , ale stosowany jest z powodzeniem przez stołówki szkolne i inne placówki masowego żywienia.
Realizuje automatyczny system obliczania kalorii, węglowodanów, tłuszczy, białka oraz rozliczania stanów magazynu kuchni dając pełną kontrolę zarządzającemu GOSPODARKĄ ŻYWIENIA.

Prosta ergonomia programu nie wymaga żadnych kwalifikacji od użytkownika. Obsługa programu sprowadza się do :

· gromadzenia danych i ich korekty w zakresie parametrów produktów: nazwa, jednostka, oraz ilości kalorii, węglowodanów, tłuszczy i białka na jednostkę produktu,
· ułożenia własnego katalogu dań: nazwa i skład każdego dania z produktów pochodzących ze słownika z poprzedniego punktu oraz ilość każdego produktu. Po drodze liczone są sumy cen i kalorii.
· Ułożenia jadłospisu dnia składającego się z poszczególnych posiłków (np. śniadania , obiadu, podwieczorku), a posiłki z wskazanych dań.
· Podania stanu ilościowego osób korzystających danego dnia z poszczególnych posiłków : dzieci, personel , inne osoby.
· Utworzenie listy zakupionych produktów wraz z ich ceną zakupu. W trakcie tej czynności program automatycznie uzupełnia kartoteki magazynowe.
· Utworzenia raportu dziennego. W momencie edycji ilości i ceny jednostkowej – program uwidacznia kartotekę magazynową danego produktu, co umożliwia prawidłowe wskazanie ceny jednostkowej.

Efektem końcowym jest możliwość wydruku(poprzedzonym zawszę podglądem na ekranie) pełnych raportów żywieniowych, z wszelkimi sumami kalorii, tłuszczów, węglowodanów, białek i zł oraz średnich na 1 osobę, jak też ich zestawień. Podobnie jest z wydrukami dla kartotek , stanów magazynowych , zakupów, dań, produktów(inwentaryzacja)…


Informacje i złożenia ogólne

Program na wstępie wymaga odpowiedniej korekty słowników dla potrzeb kon-kretnego użytkownika.

1. Należy ustalić nazwy poszczególnych posiłków, jakie obowiązują w da-nej placówce.
2. Ewentualnie skorygować słownik używanych jednostek
3. j.w. słownik kontrahentów-dostawców
4. Uzupełnić i skorygować słownik parametrów produktów będący podsta-wą prawidłowego wyliczania ilości zawartości kalorii, białka tłuszczu i węglowodanów.
5. Sprawdzić i ewentualnie skorygować współczynnik strat powyższych.
6. Przejrzeć słownik dań

Wszystkie powyższe dane mają charakter ponad czasowy t.j. istnieją swoją za-wartością niezależnie od roku kalendarzowego edycji-używania programu.

Teraz następuje zasadnicza faza codziennej pracy z programem, czyli wprowa-dzania danych niezbędnych dla wygenerowania raportu końcowego.
Dane te są gromadzone niezależnie dla każdego roku kalendarzowego.
W momencie wejścia do programu ustawiany jest na podstawie daty systemo-wej komputera domyślnie roboczy rok kalendarzowy. Można go jednak prze-stawić mając możliwość dostępu do danych z innego roku.

Zawsze zakup produktów musi poprzedzać sporządzenie raportu czyli ich roz-chód, bowiem właśnie na etapie zakupu zostaje zdefiniowana ilość i ewentual-nie nowa cena jednostkowa produktu oraz jego automatyczne umieszczenie na kartotece.
Raport dnia to drugi i zarazem kończący proces wprowadzania danych proces, który sprowadza się do:

1. określenia składu dań dla każdego posiłku
2. liczby rodzaj i ilość osób jedzących
3. wskazania kolejno produktów zużytych do przygotowania danego posiłku z wykazaniem ilości i ceny jednostkowej po jakiej nastąpił ich rozchód

Wszelkie wydruki jeżeli wymagają przeliczeń są aktualne w momencie wydru-ku, ponieważ przeliczenia te nie są zapamiętywane tylko za każdym razem do-konywane dopiero w momencie tworzenia konkretnego wydruku.

Rozpoczęcie pracy z programem

Wejście do programu następuje np. poprzez ikonę oraz podanie hasła.
Warto upewnić się czy podana na ekranie data odpowiada prawdziwej.!
Na podstawie daty systemowej określony zostaje automatycznie rok kalenda-rzowy.
Aby wyjść z programu należy użyć klawisza Esc do momentu zapytania czy na pewno wyjść z programu. W tedy należy potwierdzić decyzję.

KLAWISZE
Sposób użycia klawiszy w programie nie odbiega od standardów stosowanych powszechnie w tego typu programach funkcjonujących na komputerach osobi-stych. :

Enter - akceptuje wszelkie wybory czyli wybraną pozycję menu, wejście w podmemu, zakończenie wprowadzania danych

Esc - wycofanie się (powrót)z wyboru odwrotny w skutkach do poprzedniego. Stosując go zachowujemy stare dane jako nienaruszone, lub będąc w podmenu przechodzimy do menu nadrzędnego(czyli cofamy się!).

Poza tym generalnie występuje zasada w całym programie, że wybór pozycji menu lub opcji można zawsze wybrać jedną z dwóch metod:

· przy pomocy klawiszy ruchu (strzałek, Home, End, PgUp, PgDn) oraz klawisza Enter
· naciskając pierwszą literę pozycji menu

Drugi sposób jest oczywiście szybszy i zalecany przy dłuższej eksploatacji sys-temu.
W poszczególnych miejscach programu używane są dodatkowe klawisze, ale wtedy wyświetlana jest informacja o ich działaniu najczęściej jednak:

Insert - tworzy nowy wiersz danych

Delete - kasuje wiersz lub znak

Home - przechodzi na początek wiersza , lub do pierwszego wiersza
End - przechodzi na koniec wiersza , lub do ostatniego wiersza
Page Up - przechodzi w górę o ilość wierszy widocznej w oknie
Page Down - przechodzi w dół o ilość wierszy widocznej w oknie

Najczęściej w dolnym wierszu ekranu umieszczony jest opis działania okre-ślonych klawiszy, którego treść ściśle zależy od sytuacji.

np. F5 - szuka wg początku wpisanej nazwy(gdy jest opisany)
F10 - drukuje !

SŁOWNIKI - to zbiory haseł, danych zawierające wyrazy lub liczby, które dość często powtarzają się w edycji. Dla wygody, przyspieszenia wprowadzania nowych danych wskazywane są one do wyboru i potwierdzane klawiszem EN-TER.
Następuje wtedy wpis wskazanego hasła do komórki wypełnianej.
Istotną cechą słowników jest to, że jakby parametryzują czy określają indywi-dualne potrzeby konkretnego użytkownika programu. Ich zawartość w większo-ści przypadków ustala (wypełnia) sam użytkownik lub rzadziej instalator pro-gramu.

WYDRUKI:

Program posiada jednolity, prosty styl wyprowadzenia określonego wydruku na drukarkę i możliwe są następujące sytuacje:

1. Dotyczy najczęściej większych wydruków zbiorczych poprzedzonych edycją
(np. PRACOWNICY - Uposażenie ...)
Dopiero w momencie wyjścia (klawiszem Esc) z punktu programu
Na ekranie pojawia się podgląd wydruku. Można używając klawiszy ru-chu
Obejrzeć wydruk. Kolejne użycie klawisz Esc powoduje pojawienie się
Pytania: Czy drukować T/N

Klawiszem Enter potwierdzamy wolę wydruku, odwrotnie klawiszem Esc.

2. W drugim przypadku stosujemy klawisz F10 , gdy opis na ekranie wskazuje
nas o tym informuje. Wydruk ten jest wydrukiem natychmiastowym bez pod-glądu ponieważ, wszystkie dane do wydruku są i tak widoczne.
Np. przy przeszeregowaniach ustawiając się na danej osobie drukuje się wtedy dokument jej dotyczący.

Uwaga! - Jeżeli drukarka nie jest gotowa do wydruku np. jest wyłączana lub brakuje papieru program sygnalizuje komunikatem:

Włącz drukarkę lub zrezygnuj klawiszem Esc!

Po dostosowaniu drukarki do odbioru wydruku należy ponownie wcisnąć
klawisz Enter!

0. SŁOWNIKI PROSTE
Wymagają określenia stosowane jednostki oraz nazwy posiłków.

1. KONTRAHENCI
To głównie nazwa kontrahenta od którego pochodzą zakupy. Można jednak wprowadzić więcej danych jak adres, NIP, telefon...lecz nie jest to konieczne w tym programie

2. PRODUKTY

Najistotniejszy słownik stanowiący podstawę dla dalszych wyliczeń zawar-tości kalorii, białka, tłuszczów i węglowodanów.
Producent programu założył możliwość rozszerzenia tego słownika o dalsze parametry wyliczeniowe, gdy taka potrzeba zaistnieje (zmiana przepisów).

W słowniku użytkownik musi zadecydować o 6 parametrach produktu:
1. określić nazwę produktu + zalecana wielkość gramatury
2. wskazać jednostkę produktu
3. określić ilość kcal na jednostkę
4. białka
5. tłuszczu
6. węglowodanów

Najpierw należy poszukać produkt. Lista produktów zawsze ustawia się auto-matycznie w kolejności alfabetycznej (nie uwzględniającej wielkości liter).

Aktywny wiersz jest wyświetlany w kolorze zielonym, a jego aktywna komórka
czyli parametr kolorem czerwonym.
Aby więc poprawić zawartość komórki – parametru należy za pomocą klawiszy ruchu ustawić się na niej i wcisnąć klawisz Enter. Jednak kolumny 3-6 nie ko-niecznie wymagają tego klawisza. Wystarczy od razu wpisywać liczbę.
Migająca kreseczka lub kwadracik informuje, że jesteśmy w środku komórki.
Wciskając klawisz Enter kończymy edycję zatwierdzając nową wartość. Jed-nak naciśnięcie w tej sytuacji klawisza Esc powoduje pozostawienie wartości z przed rozpoczęcia edycji.
Jeżeli jednak zamiast klawisza Enter napiszemy lirerę alfabtu, linia aktywna ustawia się na 1-szej pierwszym wierszu produktu, którego nazwa zaczyna się od tej litery. Wpisanie drugiej litery powoduje podobną reakcję wg drugiej litery nazwy i.t.d.
Aby przerwać ten proces choćby po to, aby rozpocząć go od nowa należy użyć dowolnego klawisza ruchu(np. strzałka) lub opisana go na dole ekranu.
Uwaga! Proces szukania zaczyna się niezależnie od tego , która kolumna jest aktywna(nie koniecznie musi to być pierwsza!).

Zgodnie z opisem na dole klawiszem Ins wprowadzamy nowy wiersz produktu Z domyślną nazwą wartością „?” , aby wiersz ten znajdował się na samej górze. Kolejno klawiszem Enter nadajemy mu nazwę i dalej jak opisano powyżej.

Zasługuje jeszcze na uwagę klawisz F2 – mnożnik 4-rech ostatnich kolumn przez stałą liczbę oraz F10 - umożliwiający wydruk zawsze poprzedzony pod-glądem.
Wyjście z tego punktu jak z każdego innego następuje przez naciśnięcie kl. Esc.
Każdy produkt ma unikatowy numer nadawany przez program w momencie powstawania produktu(Ins). Przy pierwszym zakupie tego produktu w danym roku kalendarzowym program automatycznie zakłada kartotekę nadając jej ten numer.
Problem nadawania numeru kartotece jest więc poza możliwością działania użytkownika i kontrolowany absolutnie przez program. Opisane 6 parametrów produktu można modyfikować dowolną ilość razy i w dowolnym momencie.
Klawiszem Del można tez usunąć produkt o ile nie posiada kartoteki począwszy od roku 2001.

3. DANIA

To słownik dań przyspieszający później pracę nad raportem w momencie układania jadłospisu. Podstawowy parametr – nazwę dania obsługuje się w sposób analogiczny jak nazwę produktu.

5. ZAKUP PRODUKTÓW

Powinien być wykonywany zawsze przed raportem.
Stanowi on rodzaj spisu faktur zakupu. Tyle że dotyczy wyłącznie wartości
brutto. Poza tym pozycja-faktura nie musi być wierną kopią faktury rzeczywi
stej tzn można ją rozbić na kilka lub połączyć , może to być stan magazynu itp

Klawisze Ins, Enter, Del – działają tu podobnie.
Cztery pola dostępne do edycji stanowią opis nagłówka.
W chodząc jednak (klawiszem Enter) w fioletowe pole „POZYCJI” można utworzyć listę alfabetycznie ułożonych produktów zaczynając zawsze od klawisza Ins (wg opisu w dolnej linii) szukając jak w słowniku produktów wybieramy produkt decydując klawiszem Enter poczym dopisujemy ilość i ewentualnie cenę jednostkową. W momencie wyjścia (Esc) Program pyta czy umieścić zakup w magazynie. Akceptacja powoduje automatyczny zapis w kartotekach przychodów. Oraz powrót do nagłówka. W kolumnie informacyjnej „B” ostatniej po prawej pojawia się literka „T” co oznacza , że zakup został zablokowany.
Ponownie wchodząc do takiego zakupu zauważymy zmianę opisu działania klawiszy w najniższej linii ekranu. Informuje ona, że można tylko skasować określoną pozycję bez żadnej możliwości edycji.


4. RAPORT DNIA

Jest zasadniczym i zarazem kończącym etapem wprowadzania danych przez użytkownika.
Lista nagłówków w tym przypadku zawiera tylko dwa pola:
- datę raportu ustawianą domyślnie na datę systemową komputera oraz
- pole ”poz” , które wyświetla ilość pozycji ściągniętych produktów z magazynu i służy do wejścia w szczegółowe tworzenie raportu.
Numeracja raportu tworzona jest automatycznie w momencie kolejnego Ins.
Po wejściu w edycję konkretnego raportu pokazuje się menu programowe skła-dające się z 5-ciu punktów.
W pierwszym układamy jadłospis składający się z dań dla poszczególnych po-siłków.
W drugim określamy ilość osób jedzących z podziałem na dzieci , nauczyciele kuchnię- Enter, określenie osobodni – Tab do odpowiedniego wydruku comie-sięcznego oraz sumy zapłaconej w danym dniu – F3.
Najistotniejsza jest suma wszystkich jedzących w danym posiłku, bowiem umożliwia ona automatyczne przeliczenie kosztów kalorii itd. Na jedną osobę.
W trzecim ostatnim punkcie edycyjnym następuje wskazanie (Ins) produktów jego ilości i ceny jednostkowej. Wciśnięcie klawisza Ins powoduje pokazanie listy dostępnych kartotek i metodą opisaną wyżej wyszukania odpowiednie. Na-stępnie wchodząc do kartoteki(Enter) dokonujemy wyboru ilości i ceny jed-nostkowej. Po opuszczeniu kartoteki(Esc) pojawia się nowy wiersz zawierający dane o produkcie , ilość , cenę j,, wartość P-nr posiłku oraz na końcu nr kartote-ki i nr pozycji zajmowanej w kartotece. Klawisz Tab umożliwia korektę numeru posiłku.
Po zakończeniu edycji tego punktu można wydrukować w czwartym punkci raport a w ostatnim jego uzupełnienie dotyczące zawartości kcal białka tłuszczu i węglowodanów.
Uwzględniany jest założony wsp. strat (np. 0.85 dla przedszkola)





6. KARTOTEKI MAGAZYNOWE

Stanowi podgląd stanu magazynu zbiorczy i poszczególnych kartotek.
W kartotece istnieje możliwość dopisania dodatkowej pozycji nie ujętej jako zakup lub rozchód poprzez punkty poprzedniej. Może bowiem awaryjnie wy-niknąć potrzeba zastosowania takiego zapisu wyrównawczego, gdy np. towar zostanie zużyty nie jako spożywczy(np. krochmal), zostanie zepsuty a więc nie wykazany w raporcie, itp . Można wydrukować każda kartotekę. Niezależnie w każdej chwile jak też obecny stan magazynu.

S. SPECJALE

Stanowi specjalne wydruki zestawień m.in. stanu magazynu na dowolny dzień, rozliczenia czy rozchody produktów miesięczne, wykaz osobodni, zapłacone kontrahentom od początku roku....

I. INNE

To mieszanka dodatkowych rzadko używanych funkcji jak : zmiana roku kalen-darzowego , ustawienie wsp. Strat kcal i innych, przełącznik drukarki...itd.