Finansowo-Księgowy : nowoczesny sieciowy program FIKS ( 25 )
foto/f25.jpg

bez ograniczeń związanym z wielkością zarządzanego przedsiębiorstwa dostosowany do współpracy z innymi programami (transmisje danych, i.t.d.) Zapewnia import faktur z automatycznym rozksięgowywaniem na konta wg zasad ustalonych przez użytkownika z poziomu obsługi programu. Zwłaszcza współpracuje z programami poniżej opisanymi: PHSM i FAKTUMOW.

SPIS TREŚCI

WPROWADZENIE 3
INFORMACJE I ZAŁOŻENIA OGÓLNE 4
ZAŁOŻENIE NOWEGO KONTA KSIĘGOWEGO – PARAMETRY STRUKTURALNE 7
S Ł O W N I K I 9
SKORYGOWANIE NAZWY GRUP 9
OKREŚLIENIE KWALIFIKATORÓW VAT 9
OKREŚLENIE REJESTRÓW VAT ICH PARAMETRÓW - SPRZEDAŻY I ZAKUPÓW. 9
WZORCE FILTRÓW KONT 10
WSPÓŁCZYNNIK NALICZANIA ODSETEK 10
KONTRAHENCI 10
EDYCJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH 11
DZIENNIK 12
INNE WYDRUKI ZWIĄZANE Z KONTAMI 12
ZAKŁADOWY PLAN KONT 12
OPERACJE FINANSOWE 13
OPERACJE DOTYCZĄCE KONTRAHENTA 15
ANALIZA KONT ROZRACHUNKOWYCH 15
WYSTAWIANIE PRZELEWU BANKOWEGO 16
POZOSTAŁE PUNKTY MENU PROGRAMU – UWAGI KOŃCOWE 16
INNE FUNKCJE POMOCNICZE 16












Wprowadzenie


Program komputerowy FIKS to finansowo-księgowy program umożliwiający prowadzenie pełnej księgowości zgodnie z jej obowiązującymi zasadami w wersji sieciowej (jednoczesna edycja z wielu stanowisk wspólnych baz danych) bez żadnych ograniczeń wynikających z wielkości czy zakresu różnorodności firmy.

Utworzony pod kątem możliwości współpracy z innymi programami zwłaszcza fakturującymi sprzedaż zaopatrzony został w system słowników i wzorców filtrów poprzez które użytkow-nik programu może sam ustawiać i kontrolować automatyczne zaksięgowywania i zapisy do niezależnego rejestru VAT.

Program został napisany w języku programowania – Clipper wersja 5.2 d .
Oznacza to zastosowanie uniwersalnego standardu baz dBase III, z którym doskonale współ-pracują popularne programy biurowe np. Excel .

Ponieważ dla średniej wielkości firmy program z bazami nie powinien zajmować na dysku HD więcej niż kilkadziesiąt MB, wymagania sprzętowe są bardzo skromne.
Istota praca programu sieciowego sprowadza się do korzystania z e wspólnych baz danych umiejscowionych w jednym miejscu na dysku wybranego komputera.
W momencie modyfikacji danych wspólnych przez jednego z użytkowników konieczne jest czasowe zablokowanie dostępu określonego obszaru baz danych dla innych. W konsekwencji spowalnia to działanie systemu.
Uwzględniając stosunkowo duże pojemności współczesnych dysków w celu minimalnego blokowania sieci program odpalany jest z dysków lokalnych oraz możliwie najwięcej działań operacyjnych dokonywana jest na lokalnych bazach tymczasowych. Dotyczy to zwłaszcza wielkich wszelkich operacji przeliczeniowych jak liczenie odsetek, przygotowanie wydruków.

Program działa na każdym procesorze począwszy od 286**.
Wymaga zapisu :

· skonfigurowania wielkości wolnej pamięci konwencjonalnej RAM na poziomie nie mniejszym niż 570k
· ustawienie zmiennej środowiskowej clipper=f100 np. poleceniem : set clipper=f100 w pliku autoexec.bat
· ustawienie ilości buforów np. poleceniem files=100


Ze względu na odmienność systemów Win9* , Win 2000 czy Win Me
Na etapie wdrożenia czynności realizujące powyższe zadania odbiegają nieco odmiennie.

System skatalogowania danych odpowiednio w katalogi główny, katalogi roczne(dla danego roku) i miesięczne umożliwiają płynne przeszukiwanie danych.

System automatycznie zabezpiecza dane tworząc lub modyfikując odpowiedni plik skompre-sowany na dysku w momencie opuszczenia programu niezależnie na każdym stanowisku ro-boczym. Modyfikacja następuje, gdy poprzednie wyjście odbyło się w tej samej godzinie co obecne, w przeciwnym przypadku następuje utworzenie nowego pliku o odpowiednio innej nazwie. Każdy taki plik jest w stanie odtworzyć wszystkie dane systemu obecne w momencie utworzenia pliku.
Aby jednak nie przeładować dysku system pozostawia na nim do 10 plików w taki sposób, że usuwa najstarsze.
Nie zależnie jednak funkcjonuje system archiwowania na dyskietki danych, w częstotliwości zależnej już tylko od użytkownika programu.

Postanowiono tak zorganizować ergonomię programu, aby maksymalnie wykluczyć potrzebę pamiętania zbędnych informacji szczegółowych np. jakie konto do kogo należy. Opisy kont są uwidaczniane przy każdej okazji, gdy tylko pojawia się ich numer.

Program został zorganizowany w klasycznej postaci MENU, którego pozycja realizowana jest klawiszem Enter , a zakończenie – wyjście równie klasycznym klawiszem Esc.

Gruba strzałka przy pozycji menu oznacza, że jest ono dalej rozwijalne.
Wyjście z programu zainicjowane klawisza Esc wymaga potwierdzenia klawiszem Enter.
Program wyposażony jest w funkcje pomocnicze, które umożliwiają m.in. dopasowanie pa-rametrów programu do sprzętu użytkownika.
Informacje i założenia ogólne

Wejście do programu następuje np. poprzez ikonę oraz podanie hasła.
Warto upewnić się czy podana na ekranie data odpowiada prawdziwej!
Powinna być zgodna z datą systemową komputera.
W momencie wejścia do programu data systemowa komputera program domyślnie wyznacza aktywny miesiąc i rok dla przeprowadzanych operacji.
Można zmienić rok i miesiąc w razie potrzeby (ostatni punkt menu), wtedy w przypadku daty różnej od systemowej wyświetlana jest data ostatniego dnia wybranego miesiąca.
Powyższe ustawienie daty jest istotne przy wystawianiu i edycji dokumentów.
Edycję daty księgowania program ogranicza do zakresu aktywnego miesiąca.
Numeracja dokumentów księgowych jest jakby odrębna w ramach grupy księgowej i miesią-ca. Te trzy liczby (numer grupy, numer w ramach miesiąca i numer miesiąca ) zawsze wy-świetlane wspólnie stanowią jednoznaczny numer dokumentu będący unikatowym w skali roku,

W zależności od sytuacji – pozycji w menu czy podmenu , miejsca ustawienia kursora na ekranie... wyświetlane są napisy informujące które klawisze w danym momencie i w jaki spo-sób działają. Po akcji wywołanej klawiszem „wyskakuje” w miarę potrzeby odpowiednie py-tanie często z możliwością wyboru lub braku określonych możliwości.

Np. założenie nowego konta jest możliwe w wielu momentach programu jednak tylko wtedy, gdy jest widoczny napis, że jest to możliwe i jakim klawiszem(F12).




SŁOWNIKI - to zbiory haseł, danych zawierające wyrazy lub liczby, które dość często po-wtarzają się w edycji. Dla wygody, przyspieszenia wprowadzania nowych danych wskazywa-ne są one do wyboru i potwierdzane klawiszem ENTER.
Następuje wtedy wpis wskazanego hasła do komórki wypełnianej.
Niektóre słowniki narzuca sztywno program. Większość jednak ustala sam użytkownik.
W przypadku tego programu utworzenie odpowiednich słowników ich stała kontrola-aktualizacja stanowi niezbędną konieczność.
Od nich zależy poprawne zaksięgowania danych z importu, prawidłowe liczenie odsetek, czy zastosowania z użyciem systemu filtrów.

KLAWISZE

Sposób użycia klawiszy w programie nie odbiega od standardów stosowanych powszechnie w tego typu programach funkcjonujących na komputerach osobistych. :

Enter - akceptuje wszelkie wybory czyli wybraną pozycję menu, wejście w podmemu, za-kończenie wprowadzania danych

Esc - wycofanie się (powrót)z wyboru odwrotny w skutkach do poprzedniego. Stosując go zachowujemy stare dane jako nienaruszone, lub będąc w podmenu przechodzimy do menu nadrzędnego(czyli cofamy się!). W szczególności omijamy edycję danych, aby przejść do na-stępnych(czasami w pętli)

Poza tym generalnie występuje zasada w całym programie, że wybór pozycji menu lub opcji można zawsze wybrać jedną z dwóch metod:

· przy pomocy klawiszy ruchu (strzałek, Home, End, PgUp, PgDn) oraz klawi-sza Enter
· naciskając pierwszą literę pozycji menu

Drugi sposób jest oczywiście szybszy i zalecany przy dłuższej eksploatacji systemu.
W poszczególnych miejscach programu używane są dodatkowe klawisze, ale wtedy wyświe-tlana jest informacja o ich działaniu najczęściej jednak:

Insert - tworzy nowy wiersz danych, nową pozycję, dokument

Delete - kasuje wiersz ,znak, dokument

Home - przechodzi na początek wiersza, lub do pierwszego wiersza

End - przechodzi na koniec wiersza, lub do ostatniego wiersza

Page Up - przechodzi w górę o ilość wierszy widocznej w oknie

Page Down - przechodzi w dół o ilość wierszy widocznej w oknie

Najczęściej w dolnym wierszu ekranu umieszczony jest opis działania określonych klawiszy, którego treść ściśle zależy od sytuacji.
np. F5 - szuka wg początku wpisanej nazwy(gdy jest opisany)
F10 - drukuje !



WYDRUKI:

Program posiada jednolity, prosty styl wyprowadzenia określonego wydruku na drukarkę i możliwe są następujące sytuacje:


Dotyczy najczęściej większych wydruków zbiorczych poprzedzonych edycją

Dopiero w momencie wyjścia (klawiszem Esc) z punktu programu
Na ekranie pojawia się podgląd wydruku. Można używając klawiszy ruchu
Obejrzeć wydruk. Kolejne użycie klawisz Esc powoduje pojawienie się
Pytania: Czy drukować T/N

Klawiszem Enter potwierdzamy wolę wydruku, odwrotnie klawiszem Esc.
Wtedy można jeszcze wydrukować określoną przez użytkownika liczbę stron.

W drugim przypadku stosujemy klawisz F10 , gdy opis na ekranie nas o tym informuje. Rów-nież tutaj wydruk poprzedzony jest podglądem i dalej następuje jak w p.1.

Uwaga! - Jeżeli drukarka nie jest gotowa do wydruku np. jest wyłączana lub brakuje papieru program sygnalizuje komunikatem:

Włącz drukarkę lub zrezygnuj klawiszem Esc!

Po dostosowaniu drukarki do odbioru wydruku należy ponownie wcisnąć
klawisz Enter!



















Założenie nowego konta księgowego – parametry strukturalne

Program FIKS kontroluje zasady zakładania nowego konta, uniemożliwiając założenie konta o strukturze nie zgodnej z określonymi zasadami.

Chociaż pilnuje ich program należy wspomnieć o niektórych.
Tak więc nie da się założyć konta krótszego niż 3 cyfry.
Zawsze na miejscu 4-tym musi być kreska. Kreska nie może występować na miejscu ostatnim. Następne kreski nie koniecznie muszą występować po następnych 3 cyfrach, ale 3 cyfrowy system jest o tyle preferowany, że system podpowiada następne wolne konto automatycz-nie(wyświetla wykaz wolnych.
Oczywiście musi funkcjonować zasada niepowtarzalności konta oraz nie możliwości założe-nia konta podrzędnego bez obecności konta nadrzędnego.

W programie obowiązuje zasada możliwości wpisu tylko do kont najbardziej podrzędnych.

Dla każdego konta najbardziej podrzędnego , na które dokonywane były zapisy księgowe można w dowolnym momencie roku utworzyć nowe konta podrzędne.

Z kolei istnieje możliwość kasowania dowolnego konta w p. obsługującym
ZAKŁADOWY PLAN KOND ale pod warunkiem, że

· Nie posiada ono kont podrzędnych
· Nie posiada żadnego zapisu w roku bieżącym


Na konto przeznaczono do 14 znaków. Ilość znaków może być zwiększona gdyby tak sobie zażyczył użytkownik programu.

W programie w trakcie zakładania konta gdy jest analityczne program zapytuje czy konto ma być tzw. „Opisowe” czy „Kontrahenta” .
Konto „opisowe” posiada tylko jedno 65-znakowe pole tekstowe w którym należy umieścić jego opis.
Konto „kontrahenta” wymaga wskazania kontrahenta, któremu ma podlegać.
Kontrahent zawiera wiele pól zawierające dane niezbędne dla potrzeb wystawienia zarówno faktury jak i przelewu. Takie konto również posiada opisowe pole 65-znakowe tylko wypeł-nia je automatycznie sam program.
W trakcie importu danych z zewnętrznego programu fakturującego sprawdzany jest (wg uni-katowego numeru NIP-u) każdy kontrahent. Jeżeli jeszcze nie istnieje w systemie, przechwy-tywane są jego dane, zakładane ma automatycznie odpowiednie konto i dopiero wtedy doko-nywany jest automatyczny zapis księgowy i do rejestru VAT danych pochodzących z faktur.

Nowe konto zakłada się nie tylko z poziomu głównego menu klawiszem specjalnym F12, jeżeli w dany „momencie programu” istnieje odpowiedni opis informujący o tym.




Podobnie funkcjonuje klawisz F1 , który umożliwia szybki podgląd stanu konta.

Po naciśnięciu klawisza F1 w zależności od tego czy następnym klawiszem będzie cyfra czy litera pojawi się przewijalna lista kont księgowych (wszystkich) ustawiona w kolejności od-powiednio rosnącej wg numerów kont (wtedy pierwsza kolumna jest numerem konta, a druga jego opisem , lub alfabetycznie wg opisów (wtedy kolumny są w odwrotnej kolejności).
Przy tym linijka aktywna-wyróżniająca ustawiona jest na pierwszej pozycji podglądu pokazu-jąc pierwsze konto zawierające na pierwszym miejscu określoną cyfrę lub literę. W ciskając klawisz drugiej cyfry lub odpowiednio litery program gdy nie znajdzie następnego konta nie przesuwa listy kont dając sygnał ostrzegawczy. W przeciwnym przypadku przesuwa listę tak, na pierwszym miejscu było konto spełniające nowy warunek. Klawisz BackSpace cofa o jeden krok poszukiwania. Użycie jakiegokolwiek klawisza ruchu (np. strzałek) zeruje licz-nik poszukiwań. Czyli można rozpocząć je od początku nie wychodząc z listy.

Ostatecznie wskazując wybrane konto klawiszem Enter następują po sobie dwa podglądy.

Najpierw pojawia się podgląd mieszczący się w całości na ekranie, ponieważ zawiera tylko 14 linii. Pierwsze 13 linii to sumy wartości konta po stronie Ma, po stronie Winien i ich różnica wyświetlone dla BO i każdego z miesiąca roku. Ostatnia linia stanowi sumę linii poprzednich.

Po wyjściu z tego podglądu (Esc) pojawi się pytanie o życzenie podglądu szczegółowego wszystkich zapisów związanych z tym kątem.
W trakcie śledzenia podglądu takiego podglądu Użytkownik dysponuje t.zw. przełącznikiem punktowania (klawisz F2). Przed pokazaniem tego podglądu program szuka po2 linie zapisu księgowego z których wartość kwoty Ma jednej równa się wartości kwoty Winien drugiej oraz zaznacza je jako pozycje do ukrycia. Przełącznik punktowania umożliwia użytkowniko-wi przełączać stan ich ukrycia lub nie.
W przypadku gdy wskazane konto nie jest kontem najbardziej podrzędnym linie zapisów do-tyczą nie tylko ewentualnych zapisów na własnym koncie, ale również wszystkich kont mu podrzędnych.

















S Ł O W N I K I

Jest to istotny punkt MENU programu gdyż pozwala użytkownikowi ustawić parametry po-prawnego działania całego systemu, prawidłowych wyliczeń, rozksięgowywań , czy automa-tycznego księgowania danych z importu.

Pierwszy raz należy dane zakładać w kolejności podanej w podmenu - od najwyższego.

skorygowanie nazwy grup
i ustawić przełącznik grupy na jedną z trzech pozycji: TYLKO SPRZEDAŻ, TYLKO ZA-KUP, SPRZEDAŻ I ZAKUP.
Ma to tylko wpływ na przyspieszenie zasadniczej edycji dokumentów księgowych w poszcze-gólnych grupach

Określienie kwalifikatorów VAT

jakie będzie stosował użytkownik edytując odpowiednie dokumenty księgowe związane z VAT-em. Jest absolutnie niezbędnym wykonanie tej czynności aby można było edytować ko-lejny słownik. Zakładając nowy kwalifikator użytkownik określa 4-znakowy symbol rozpo-znawczy, opis szerszy dla własnej informacji lub współużytkowników oraz liczbę w % VAT stanowiącą mnożnik rzeczywisty.

Określenie rejestrów VAT ich parametrów - sprzedaży i zakupów.

Wymaga oprócz obecności słownika kwalifikatorów VAT założenia wcześniej odpowiednich kont niezbędnych do skojarzeń. Parametry rejestrów są niezależnie edytowane dla grupy sprzedaż i zakupu.
Tworząc nową pozycję (Ins) czyli nowy rejestr VAT program nadaje mu automatycznie kolej-ny numer i to on test najważniejszy dla dalszych edycji dokumentów księgowych.
Użytkownik powinien jednak wypełnić jego opis słowny, gdyż to on z kolei będzie wyświe-tlany w dalszej pracy jako oficjalna nazwa rejestru VAT.
Klawiszem TAB przechodzimy do ramki, która ustawia parametry skutków działania. Wymagany jest przynajmniej jeden wiersz składający się z pięciu pól. Obowiązkowo w 1-szym należy wskazać kwalifikator ze słownika poprzedniego. Określony wcześniej % VAT będzie odpowiednio wykorzystywany w dalszych edycjach. W kolejnych 4-polach należy zgodnie z życzeniem wskazać numery kont jakie mają wchodzić dla kwot Netto i kwoty VAT odpowiednio po stronie Winien lub Ma. Parametrów powyższych używa się zarówno przy bezpośrednim księgowaniu, ale główne jego konstrukcja wynikła z potrzeby importu różnych danych lub z różnych źródeł np. faktur sprzedaż. Programista musi ustalić z księgowym, że np. za prawidłowe automatyczne zaksięgowanie faktur związanych z wynajmem lokali odpowiada rejestr sprzedaży VAT nr 6 , a z kolei za faktury związane ze sprzedażą zabawek rejestr sprzedaży VAT numer 5. Księgowy sam ustawia w słowniku parametry, programista musi zadbać, aby odpowiedni import danych miał przyporządkowany odpowiedni numer rejestru.

Wzorce filtrów kont

Dotyczy definiowania złożonych wzorców filtrów, które można będzie używać przy tworze-niu własnych zestawień – tj, zdefiniowanych indywidualnie przez użytkownika.
Ergonomicznie punkt podobnie obsługiwany do poprzedniego.
W stawiając nowy wzorzec (klawisz Ins) program ustawia automatycznie kolejny numer wzorca. Należy wprowadzić „opis oficjalny wzorca na wydruku”
np. „Przychody ze sprzedaży misiów pluszowych” (klawiszem Enter) oraz zdefiniować wzo-ry filtrów (klawisz Tab) pisane w dowolnej ilości linii.
W każdej linii można zdefiniować jeden wzór. Może on zawierać jedno konkretne konto, lecz najczęściej pomocne są tu dwa szablony znane nie tylko informatykom:

„*”- zastępuje dowolną ilość dowolnych znaków
„?” - zastępuje dowolny jeden znak

Wzorce poszczególnych linii są sumowane logicznie.
Np. mając zdefiniowane we wzorcu dwie linie jako

1*
2*

Otrzymamy filtr, który uwzględnia wszystkie konta zaczynające się od 1 i od 2.

Współczynnik naliczania odsetek

To słownik, który wymaga odpowiedniej kwoty i daty od kiedy obowiązuje.
Jest niezbędny dla prawidłowego naliczania wszelkich odsetek.
Kontrahenci

W tym punkcie programu wprowadza się dane podstawowe kontrahentów niezbędne zarów-no dla wystawiania faktur jak , przekazów oraz informacje dodatkowe jak nr telefonu.
Przy pomocy klawiszy F11 i F12 można bardzo szybko dołożyć konto typu 201 lub 202 do-nemu kontrahentowi.

Najszybciej można znaleźć kontrahenta pisząc wprost początek jego pierwszej nazwy. Wy-szukiwaną literę można cofnąć klawiszem BackSP .Mając podświetloną odpowiednią osobę można użyć do rozpoczęcia edycji klawisza Enter lub Tab .

Gdy zakładamy, lub jesteśmy w ogóle w tym punkcie „w locie” tj. w trakcie realizacji innego punktu – klawisz Enter zmienia swoje znaczenie o czym informuje odpowiedni napis – na klawisz wyboru kontrahenta do danej operacji.

F6, F7 - szuka osoby wg fragmentu nazwy, ulicy - jednak nie wg tylko początku lecz dowolnej zawartości tekstu. Poza tym kolejne wciśnięcie Enter wyszukuje następną kolejne osoby spełniającą zadany warunek. Chcąc przerwać poszukiwania na danej osobie należy nacisnąć inny klawisz!
Edycja dowodów księgowych

Jest to podstawowy punkt edycyjny programu.
W zasadzie dalsze punkty menu programu stanowią tylko uzupełnienie powyższego w postaci obszernych wydruków lub analiz.

Przed przystąpieniem do edycji dokumentów księgowych użytkownik powinien wypełnić lub zaktualizować odpowiednie słowniki (opisane wyżej).

W chodząc do tego punktu należy wybrać grupę (klawiszem Enter).
Ukazuje się lista już powstałych wcześniej dokumentów lub jej pominięcie gdy jest zerowa.
Tworząc nowy dowód księgowy (Ins) po podaniu daty księgowania i opisu zdarzenia którego dotyczy wprowadza się kolejno konta po stronie winien i ma oraz oraz sumę dekretu..
Poza tym można wpisać identyfikator – po którym można potem kojarzyć zapłaty, liczyć od-setki, datę lub termin zapłaty oraz dodatkową treść wykorzystywaną w wydrukach rejestru VAT.
W przypadku jednak powiązania dokumentu z rejestrem VAT należy księgować poprzez kla-wisz F3 . Wtedy po wskazaniu rejestru następuje przejście do edycji przypominającej edycję faktury w celu zebrania danych niezbędnych dla rejestru VAT takich jak data sprzedaży, wy-stawienia dokumentu, przyporządkowanie kontrahenta. Program bezwzględnie wymaga wskazania kwalifikatora VAT w ramach danego rejestru VAT. Poza tym, że ustala relacje wartości kwoty netto i VAT-u , wskazuje odpowiednie relacje z kontami niezbędne dla automatycznego rozksięgowania po wyjściu z „F3”. Można potem skorygować nie zależnie zapis np. zmienić nr konta...
Do momentu zapamiętania dokumentu księgowego jego nr wyświetlany jest jako 0.
Wynika to z faktu sieciowego ustawienia programu – po prostu wszystko odbywa się na lo-kalnych bazach tymczasowych.
Dopiero w momencie zatwierdzenia decyzji o zapisie dokumentu księgowego następuje krót-kie zablokowanie pewnych „obszarów baz wspólnych” dla innych użytkowników, ustalenie kolejnego numeru dokumentu oraz przeniesienie z baz tymczasowych wszystkich danych do-tyczących dokumentu pod nadanym numerem.

Technika wskazywania kont jest podobna w opisanym szybkim podglądzie (F 1) z tym, że lista proponowanych kont zawiera tylko konta najbardziej podrzędne.
Należy zwrócić uwagę, że w momencie obecności kursora (czerwony kolor ) polu które za-wiera numer konta uaktywnia się napis F2-podgląd konta. Uwidocznia z punktowany wg wy-żej opisanych zasad podgląd wszystkich dotychczasowych zapisów na tym koncie nie biorąc pod uwagę dokumentu aktualnie tworzonego.


Dziennik

Umożliwia wydruk dziennika w jego klasycznym układzie :

Nr konta kwota Winien Kwota Ma

Układ filtrów zawęża zakres wydruku dziennika wg życzenia użytkownika.


Inne wydruki związane z kontami

Należą do nich począwszy od najbardziej szczegółowych : ANALIZA KONT
Stopniowo do bardziej zsumowanych :KONTA ZSUMOWANE I SYNTETYKA

Przed wydrukiem proponowany jest wielostopniowy system filtrów

REJESTRY VAT – to pakiet podglądów i wydruków dokumentów sprzedaży i zakupu
Jako zestawienie dokumentów albo zestawienie sum rejestrów umożliwiają przegląd reje-strów pod różnym kątem.

Zakładowy plan kont

Umożliwia korektę parametrów konta czyli praktycznie opisu i gdy to możliwe usunięcie kon-ta
Przeglądanie i odpowiednio wydruk planu kont w różnych grupach(filtrach).
Nie bez znaczenia jest możliwość wykorzystania tego punktu w celu sprawdzania złożonych filtrów kont.




















Operacje finansowe

1. RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT
2. BILANS PEŁNY
3. ZESTAWIENIE BILANSOWE(SKRÓCONY)
4. Zestaw. kosztów i przych.w m-cu:
5. Wynik finansowy działalności
6. Sprz. i koszty w m.powst.w m-cu:
7. PRZEPŁYW ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH
8. SPRAWOZDANIE F01
i. INFORMACJA DODATKOWA

Zastosowano tu nietypowe rozwiązanie w zakresie definiowania wzorów obliczających włącznie z konstrukcją struktury dokumentów.
Bez pomocy programisty z poziomu użytkownika można bowiem wpływać na na strukturę dokumentów i precyzyjnie kontrolować sposób liczenia poprzez możliwość samodzielnej tworzenia, kontroli i edycji odpowiednich wzorów.

Aby system mógł logicznie funkcjonować każda linijka(punkt lub podpunkt) - nazwijmy ją umownie komórką musi mieć swój niepowtarzalny adres-wyświetlany na ekranie.
Każdy z punktów ma typową obsługę klawiszy z opisem zamieszczonym w pierwszych dwóch linijkach ekranu.
Klawisz TAB – to przełącznik stron AKTYWA/PASYWA
Adres komórki składa się maksymalnie z czterech znaków.
Pierwszy obowiązkowo zawiera literę : A lub P wskazując przynależność do tzw. strony Ak-tywnej lub Pasywnej
Kolejne trzy mogą wystąpić lub nie i stanowią cyfrę.

Zgodnie z zasadami księgowości opisywany w tym rozdziale typ dokumentów wymaga za-chowania określonej numeracji konstrukcji hierarchii.

Pierwszy najwyższy to kolejne DUŻE LITERY ALFABETU
Drugi określa się cyframi rzymskimi
Trzeci – najbardziej podrzędny – cyframi arabskimi



Kolejne znaki adresu komórki określają przy pomocy cyfr(począwszy od 1)
określają precyzyjnie swoje miejsce w hierarhii.

I tak np.

A2 – oznacza po stronie Aktywów p. A. II
P325 - po str. Pas. p. C. II. 5

Tworząc, korygując adresy komórek użytkownik używa odpowiednio stosując któryś z trzech klawiszy: Del, Insert, BS(Backspace - strzała w lewo, ale z boku )
Del - kasuje cały wiersz(komórkę)
Ins(Insert) – tworzy nowy wiersz komórkę na tym samym poziomie co komórka aktywnej linii z numerem adresu o 1 większym
BS - tworzy nowy wiersz-linię w poziomie odpowiednio podrzędnym.
Gdy nie da się utworzyć poziomu niższego działa tak jak klawisz Insert

Klawisz Enter – umożliwia edycję oficjalnej nazwy punktu-komórki używanej na wydrukach lub liczby w kolumnie Kwoty o ile nie jest obwarowana wzorem.
Wyświetlana jest wtedy kolorem fioletowym.
Kolumna kwoty zajęta wzorem wyświetlana jest kolorem morskim.

Klawisz F12 – umożliwia edycję wzorów, które wyliczają kwotę w tej komórce i konse-kwentnie w innych, powiązanych z nią wzorami.
W przypadku ujemnych wartości wynik ustawiany jest na 0.

Tworząc wzory wpisujemy numery kont, adresy komórek lub kombinacje obu.
Wzór jest edytowany w postaci dwóch linii odpowiednio ustawionych w zależności od strony (Aktywa/Pasywa). Program przelicza sumę lini (+) potem linii(-) i wpisuje ich różnicę do ko-mórki. Poczym koryguje obliczenia dla pozostałych.

W linijce wzorów poszczególne numery kont lub adresy muszą być przedzielone chociaż jed-ną spacją. Wpisanie nieistniejących adresów lub numerów kont powoduje ich ignorowanie.

Bez możliwości zastosowania znaków „?” i „*” nie byłoby możliwości zapisania większo-ści wzorów ze względu na brak miejsca na zapis!!

? – oznacza, że w jego miejsce obowiązuje dowolny inny znak

np. jeżeli w linijce napiszemy: A1? B2
to znaczy, że spowoduje to zsumowanie zawartości komórek A1,A2,....A9,A: ... oraz B2

albo zapis 201-?? - oznacza zsumowanie wszystkich kont o numerach zaczynający od „201-„ oraz mających 6 znaków


* – z kolei oznacza, że w jego miejsce obowiązuje dowolna ilość dowolnych znaków

np. zapis : 201* oznacza sumę wszystkich kont zaczynających się od „201”

Pogram automatycznie generuje wydruki dokumentów - F10 lub zawartość wzorów(w ukła-dzie poziomym lub szerokim dla drukarki igłowej) - Alt_F10


Bardziej wyrafinowane potrzeby korekty powyższych punktów można zawsze skonfrontować z producentem-programistą.





Operacje dotyczące kontrahenta



Analiza kont rozrachunkowych

Stosowany w tym punkcie sposób punktowania dokumentów z zastosowaniem identyfikatora nie należy mylić z uproszczonym kwotowym stosowanym przy szybkim podglądzie kont

Przy dużej ilości dowodów księgowych związanych z pojedynczym kontem (często kontra-henta) zachodzi konieczność przyjrzenia się pod kontem zgrupowania linii zapisów księgo-wych wg konkretnej transakcji. Dotyczy to zobowiązań w postaci faktury (lub kilku faktur) i dokumentów realizujących jej zapłatę. Taką grupę zapisów można z punktować, czyli powią-zać wspólnym identyfikatorem. Identyfikator, to specjalne pole tekstowe utworzone specjalnie do tego celu. Proces punktowania polega na nadaniu tej samej wartości grupie zapisów dla jednego konta, która ma podlegać tej samej transakcji. Oczywiście jest wymagana koniecz-ność unikalności(niepowtarzalności) identyfikatora w ramach jednego konta. Na ogół intu-icyjnie użytkownik tworzy identyfikator w sposób taki, aby był rozróżnialny w skali wszyst-kich zapisów. Najczęściej może być to pierwszy numer faktury w transakcji.
W przypadku automatycznego księgowania dokumentów z zewnątrz – domyślnie program wypełnia pole identyfikatora numerem faktury. Nie zawsze jest to dokładnie po myśli użyt-kownika, dlatego w tym punkcie można go korygować jednak stosując tylko już istniejące.

Program uważa identyfikator za z punktowany, gdy saldo wypadkowe zapisów z nim związa-nych jest równe zero. Wtedy zapisy powiązany z tym identyfikatorem są oznaczone jako z punktowane.
Dlatego punkt analizy zawiera szczegółowego podglądu zapisów ułożonych w kolejności kont i identyfikatorów również podglądy sumacyjne identyfikatorów i kontrahentów.

Najbardziej wyrafinowanymi obliczeniami : ANALIZA ZAPŁAT I ODSETEK NALEŻ-NYCH
ponieważ, musi uwzględnić ona w obliczeniach datę i termin zapłaty oraz słownik dane ze współczynnika naliczania odsetek. W razie potrzeby „rozdziera” zapisy na kilka części, aby dopasować precyzyjnie pary zobowiązanie-zapłata i wyliczyć każdej kwotę odsetkową.

Efekt obliczeniowym dokładnie przedstawia pierwszy podpunkt podmenu –„wszystkie” .
Dalsze podpunkty (wezwanie do zapłaty, potwierdzenie sald... ) stanowią tylko „spojrzenie przez różny filtr” w zależności od potrzeby użyykownika.








Wystawianie przelewu bankowego

Wykorzystując listę danych kontrahenta można wystawiać przelewy, które oprócz możliwo-ści wydrukowania można wykorzystać w procesie tworzenia dowodów księgowych z poziomu ich tworzenia (F8).
Program nie blokuje raz już wydrukowany przelew przed następnym wydrukiem, lecz pokazu-je ile razy był już drukowany oraz datę i godzinę ostatniego wydruku.

Pozostałe punkty menu programu – uwagi końcowe

Obsługa pozostałych punktów menu programu jest analogiczna lub stosunkowo prosta.

Obsługa BO różni się tylko tym, program powala zapisać niezrównoważony dekret.
Pod tabliczką menu głównego oprócz nazwy aktywnego miesiąca i roku istnieje liczba, z przedziału 0 – 13 informująca o stanie 0 ilości zamkniętych miesięcy w roku. 1 –dotyczy mie-siąca BO , a dalej 2- miesiąca stycznia i.t.d.
Inne funkcje pomocnicze

Stanowi punkt używanych rzadziej operacji charakterystycznych często dla konkretnego użytkownika : jak import zewnętrznych dokumentów VAT , czy ustawień konfiguracji pro-gramowej i sprz