Tworzenie Optymalnego Zamówienia TOZ ( 14 )
foto/f14.jpg

Tworzenie Optymalnego Zamówienia - to podstawowy efekt końcowy działania programu dostępny w postaci odpowiednio spreparowanych wydruków, które można rozesłać pocztą lub faksem do odpowiednich dostawców.

Optymalizacja dotyczy optymalnego wyboru z pośród różnych dostawców oferujących te same produkty po różnych cenach i stosujących różne upusty.

Program jest szczególnie przydatny firmom handlującym towarem o bardzo różnorodnej specyfice (np. sklep sprzedający drobne części elektroniczne) , w przypadku dużej ilości dostępnych dostawców (nawet powyżej 50 ) na ten sam wybór, kiedy problem wyboru między nimi oraz ułożenie ostatecznej listy zamówionych towarów z uwzględnieniem wymaganych stanów minimalnych niezbędnych na magazynie staje się bardzo czasochłonny i często nie pozbawiony błędów wynikających z pośpiechu. Wtedy zysk z przeprowadzenia optymalnie powyższej operacji staje się podstawowym składnikiem uzyskania optymalnego zysku prowadzonej działalności.

Dane niezbędne „na wejściu” programu, które użytkownik programu zobowiązany jest wprowadzić, kontrolować, lub sterować w zależności od spodziewanych efektów to:

1) Dane podstawowe dostawców jak ich:

· symbol - niezbędny do szybkiego rozpoznania
· adres - konieczny w końcowej fazie wydruków
· udzielony rabat na ceny w %
· priorytet - to sztuczna kolejność dostawców ustalona przez użytkownika, z której korzysta program tylko w przypadku, gdy minimalna cena końcowa (z upustem ) oferowana pokrywa się dokładnie dla więcej niż jednego dostawcy - wtedy program wybiera tego o wyższym priorytecie
· udział danego dostawcy w sesji związanej analizą cenową - można bowiem dla niektórych grup towarów i innych potrzeb dopuścić tylko określoną grupę dostawców

2) Pilnowanie aktualności cennika zawierającego aktualne ceny proponowane przez dostawców które stanowią niezbędną bazę dla działania programu

3) Zabezpieczenie aktualności odnośnie rzeczywistego stanu towarów na magazynie t. j.:
· nazwy towaru
· przynależność towaru do grupy towarowej
· ilości założonego stanu minimalnego
· ilości stanu rzeczywistego

Są dwie wersje programu (funkcjonujące w różnych firmach) różniące się realizacją zabezpieczania danych o towarach:

A) wersja TOZ - pracująca jako samodzielny , niezależny program zawierająca punkt programu będący edycją magazynu. Użytkownik sam wprowadza nową grupę towarów w ramach , której wprowadza kolejne towary czy dokonuje korekty parametrów wymienionych w punkcie 3). Zaletą tej wersji (w stosunku do następnej) jest tylko to, że nie musi firma (zwłaszcza mała ) posiadać odrębnego programu magazynowego

B) w przypadku istnienia w firmie odrębnego systemu opartego na jednym z klasycznych, międzynarodowych systemie baz danych (najlepiej bazy typu *.dbf) wtedy program importuje i potem na bieżąco uzupełnia grupy towarowe i towary t.j. dokładnie ich parametry wymienione w punkcie 3). Praktycznie polega to na tym, że program w momencie włączenia sprawdza, czy w programie magazynowym użytkownik dokonał jakiejkolwiek zmiany w danych o towarach. Jeżeli to nastąpiło pyta się użytkownika, czy chce aktualizacji danych w programie TOZ . Po uzyskaniu zgody aktualizuje wszystkie dane o nowe grupy i pozycje towarów oraz bieżące wielkości stanu minimalnego i rzeczywistego.
Np. wersja TOZ4s współpracuje z popularnym programem zwanym Subiekt-4

W obu przypadkach na początku generowany jest automatycznie cennik zawierający podzielony również na odpowiednie grupy towarowe nazwy towarów. Dla każdego towaru użytkownik powinien wpisać cenę oraz wielkość t. zw. „laski”, czyli ilości minimalnej towaru w jakiej jest sprzedawany przez dla danego dostawcy. Program nie tylko bowiem wskazuje najtańszego dostawcę, ale również proponuje ilość towaru. W trakcie wyliczania tej ilości (różnica stanu minimalnego i rzeczywistego) zaokrągla odpowiednio wynik do wielokrotności wielkości „laski”.
W przypadku pojawienia się nowych pozycji lub czy grup towarowych pojawiają się one dodatkowo również w cenniku. Można również awansem wpisywać nowe pozycje w cenniku nie występujące jeszcze w magazynie.

A N A L I Z A C E N O W A

đ stanowi istotny punkt programu bowiem pokazuje dla danej grupy końcową propozycję wyliczonych wielkości zamówionego towaru i wskazania na dostawcę pokazując też przy okazji stan minimalny i rzeczywisty towaru , jak też odpowiednio różnicę i proponowaną ilość no i wskazuje dostawcę z informacją o cenie zwłaszcza uwzględniającej upust. Powyższa analiza daje na ekranie też informację o wartościach poszczególnych pozycji i całego zamówienia w ramach grupy w zł. W zasadzie stanowi ona gotowy produkt wyjściowy stanowiący zamówienie. Jednak daje możliwość dalszej manipulacji, czyli zmiany:

· proponowanej przez program ilości
· zmiany proponowanego dostawcy

Dana analiza - czyli zamówienie odbywa się tylko dla dostawców „wyznaczonych” w momencie edycji. W momencie gdy użytkownik przejrzał i ewentualnie skorygował dane w analizie edycji może natychmiast przystąpić do jednego z wydruków.:

· Zamówienie dla wskazanego dostawcy - to oficjalna postać wydruku który można przesłać pocztą lub faksem
· Podsumowanie grup i dostawców - to z kolei pogrupowane grupami towarów zestawienie sum wartości należnych poszczególnym dostawcom i ilości pozycji zamówionych z wartością sumy końcowej koniecznej do zapłaty.





Istnieje jeszcze trzecia - aktualnie najnowsza wersja TOZwfm pracująca z pewnym warszawskim programem magazynowym w sieci, który zastąpił Subiekt-4 (konkretnie u tego klienta).
Do momentu utworzenia cenników, działa prawie identycznie, z tym że dodatkowo można dla całego programu ustawić „laskę” na t. zw. „krajową” lub „ zagraniczną” - w edycji cenników oprócz cen zmienia się w miarę potrzeby (domyślnie mają wartość = 1) wartości obu „lasek.”
Od tego momentu jest w sposób zasadniczy odmienny algorytm działania programu.
Analizę cenową poprzedza bowiem punkt:

T W O R Z E N I E Z A P Y T A N I A C E N O W E G O

Generuje on punkt podobny do A N A L I Z A C E N O W A jednak z tą różnica, że pomija sprawę dostawców tj. umożliwia edycję proponowanej ilości zakładając, że ceny oferowane przez dostawców nie są jeszcze znane.
Po przeglądzie i ewentualnej korekcie danych użytkownik ma do dyspozycji dodatkowy punkt w wydrukach, który stanowi t. zw. zapytanie cenowe skierowane do dowolnego dostawcy (nie koniecznie z listy wprowadzonych do programu). Jest to zestawienie towarów i ich potrzebnej ilości z miejscem na wpisanie oferowanych cen.
Dopiero po otrzymaniu odpowiedzi od wszystkich dostawców następuje uzupełnianie cennika i zaraz potem przystąpienie do realizacji zamówień co już przebiega analogicznie jak w poprzedniej wersji programu. Odpowiada to sytuacji szybkiej reakcji na zamiany cenników dostawców. Na ogół ma to zastosowanie na dalekim wyjeździe (np. rynki azjatyckie!), gdzie jedzie użytkownik programu z przenośnym komputerem i drukarka (najczęściej atramentową) z przygotowanymi zamówieniami cenowymi i. t .d. Posługując się tym programem na miejscu realizuje szybko optymalne zamówienia.